業務の中で「この仕事、もっと簡単に早くできるのでは？」
と思うことありませんか？
会社では、マニュアル化や仕組化されているので
自分の考えだけではなかなか仕事のやり方を変えることはできませんが
ひとつの参考として読んで下さい♪
今回は長くなってしまったので、目次を作成しています。。
【目次】
手形の廃止
これは特に、事務員にはどうすることもできないことが多いです。
資金繰りにも大きく関わってきますし、経営方針によっても変わってきます。
それでも、手形を扱うことで手間が増えることは事務員が一番理解しているので、
手形での支払い、受け取りを減らし、それに代わるものを提案していくというのもひとつの方法だと思います。
具体的に、どのような業務が増えるのか見ていきたいと思います。
手形での支払い
✔振込支払分と手形支払分の振り分け
✔手形の記入・押印・収入印紙の貼付
✔簡易書留などでの送付
✔手形を振り出したときの仕訳
✔支払期日がきたときの仕訳
手形で支払いをしている会社は一般的に「○○円以上の場合、手形で支払う」などの条件があります。
そのため振込で支払う会社か、手形で支払う会社かを分けていくのですが、
中には「いくらであっても手形では受け取らない」と取り決めている会社もあります。。
それぞれの会社の条件が複雑化すると「情報の管理」も大変になってきます。。
一方、振込で支払うことを嫌がる会社はほとんどなく、
振込支払いに一本化することで、業務がシンプルになります。
手形での受け取り
✔領収書の発行（収入印紙の貼付）
✔簡易書留分の切手を添えて領収書を送付
✔手形を受け取ったときの仕訳
✔手形を銀行に預ける
✔受取期日がきたときの仕訳
手形は簡易書留などで送られてくるので、
領収書を送付する際に「簡易書留分の切手を添える」という決まりみたいなものも存在します。。
手形に代わるもの
それでも資金繰りや取引先との関係上、
必要なことも多いです。。
そんな時は手形に代わるものを検討するのも良いかもしれません。。
例えば次のようなものがあります。
✔でんさい（電子記録債権）
✔ファクタリング（売掛債権買取業務）
「でんさい」や「ファクタリング」は手形に近く、
期日前に割り引いて資金化することもできます。
それでいて、手形の振り出しや領収書の発行、印紙などが不要なので、
業務が効率化されます。
中には、「でんさい」や「ファクタリング」も使わず
単純に支払条件を「数ヶ月後の振込」に設定する会社もあります。
しかし、これは支払うまでの期間によっては「下請代金支払遅延等防止法」に違反することもあるので注意が必要です。
「手形廃止」のまとめ
実際に手形はどんどん減ってきている印象です。。
前職でも、手形は廃止の流れ、
今の工場では手形の取引は一切ありません！
町工場のようなところだと、
「手形での受け取りを断る」（手形支払いでの仕事は受けない）ということはとても勇気と覚悟がいることとは思いますが、
「そういった会社もありますよ！」ということで参考にして下さい♪
定型仕訳の登録
経理の仕事の中で、中心的な仕事は
「仕訳をして会計ソフトに入力」することです。
（※仕訳…取引を勘定科目に振り分けて記録すること）
この仕訳をする時に使用する伝票を、「振替伝票」と言いますが、
✔「振替伝票」はあった方がいいのか
✔「振替伝票」を効率的に作成する方法
などについて書いていきたいと思います。
振替伝票の必要性
最近の会計ソフトは「簿記の知識がなくても簡単に入力できる」
とうたっているので、必ずしも「振替伝票」が必要とは限りません。
（会計ソフト入力後に「振替伝票」や「仕訳日記帳」などとして出力することも可能です。）
それでも、まず「振替伝票」を作成することをおすすめする理由は次のとおりです。
✔記入忘れ、入力忘れを防ぐ
✔二重チェック、思考の整理になる
✔修正箇所、重要箇所がわかる
お金の動きがある場合は、現金や銀行口座の残高を照会することで、
入力忘れや間違いに気づけます。
しかし、お金の動きがない取引の場合、忘れてしまうと気づきにくいです。。
日頃から、「全ての取引を紙におこす習慣」にするイメージです。
「振替伝票の作成」と「会計ソフト入力」の2つに分けることで
頭の中も整理されるので、
「振替伝票」は「会計ソフト入力前の下書き」という感じでしょうか。。
会計ソフトのデータを修正した場合も、振替伝票に書き込んだり、
「税理士さんに聞きたい箇所」にふせんを貼ったりすることで
打ち合わせ等もスムーズになります。
振替伝票を効率的に作成するには
「二重チェック」「下書き」などというと、「効率化」ではないような気もしますが、
「早くて確実に」を目指したいものです。
「振替伝票」の作成には、私はExcelを使用しています。
Excelも一から作る必要もなく、インターネットで無料でダウンロードできるものが多くあります。
好きなデザインの振替伝票を選んでダウンロードし、使いやすいようにアレンジして仕訳を入力していきます。
毎月ある取引なら、次からは日付や金額を変更して印刷するだけなので、
時間はほとんどいりません。
ポイントは決算仕訳や、数年に一度しか使わないような仕訳でもなるべく残しておくことです。
Excelのシートをどんどん増やして、あらゆるパターンの仕訳を保存しておくと、
会計ソフトの過去のデータを見るよりも早いです。
会計ソフトの入力に「定型仕訳登録」を使う
ほとんどの会計ソフトには「定型仕訳を登録」しておく機能があるので、
毎月の作業としては、定型仕訳を呼び出して日付と金額を入力し保存するだけです。
（「定型仕訳登録」の呼び方は、ソフトによって違い、
私の使っている「弥生会計」では「伝票辞書」という呼び方です。）
「弥生会計」の場合は「振替伝票」の入力画面から登録することも可能なので、どんどん登録できますね！
（※弥生会計デスクトップアプリの場合）
自動振替やクレジットカードの導入
自動振替
すべての支払いを自動振替にすることは不可能ですが、
毎月の支払いの中でも、
✔運送費
✔新聞代
✔オフィス用品や消耗品
など、自動振替で支払えるものは多いです。
もともと振込で支払っていたものでも、相手側から「自動振替に切り替えて欲しい」と依頼されることもあります。
支払いを受ける側からしても
✔入金日にほぼ確実に入金される
✔消込作業もシステム化
となれば、そちらの方がいいですよね。。
そして私が一番良いと思う点は、
「振込手数料をどちらがもつか？問題」を気にしなくていいところです！
振込手数料については、事前に取り決めがあったり、
請求書に「振込手数料は負担お願いします。」と書かれていたりするのですが、
自動振替の場合は代金の支払いのみです。
（手数料は受け取り側が負担しています。）
クレジットカード
クレジットカードは
✔誰が
✔いつ
✔どこで
✔何を（レシートは提出してもらう）
✔いくらで
買ったのかが一目でわかり、とても効率的です。
（↓↓↓こちらの記事でも同じようなこと書いてます。。）
例え無駄なものを買っていても一目でわかりますし、
現金でのやり取りがないことはとても効率的です。
そして今はクレジットカード決済しか扱っていないサービスもあるので
会社にとってクレジットカードは必須になってきました。
まとめ
「経理の仕事の効率化」で思いつくものを書いてみましたが、
私の勤務する会社は小さく、従業員数も少ないので
それぼど仕事量が多いわけでもありません。
少しでも参考になれば嬉しいです♪